Achats responsables au sein de la Société Générale

Le plan “Ethical Sourcing Program 2006/2007”

Depuis 2002, la Direction des achats a :
- mis en place de clauses de développement durable dans tous les contrats (2002) ; celles-ci sont systématiquement intégrées dans tous les contrats,
- participé, en collaboration avec les pôles / Directions du Groupe, aux actions d’éco-utilisation comme : le papier recyclé, le café commerce équitable, la récupération de déchets informatiques, 100 % d’électricité verte à la tour Société Générale, et contribué fortement, avec les services concernés, à l’intégration des critères sociaux et environnementaux dans le choix des produits et des fournisseurs dès l’expression de besoins
- intégré d’un questionnaire développement durable dans tous les appels d’offres,
- mis en place  le plan d’achats responsables, plan Ethical Sourcing Program (ESP) 2006/2007

Avec l’ESP, la Direction des achats donne une impulsion structurée aux engagements RSE du Groupe dans sa politique d’achat .Ce plan d’achats responsables, qui porte sur deux axes principaux – la limitation des risques sociaux et environnementaux et la mise en œuvre de mesures incitant les fournisseurs à progresser dans les domaines de la RSE – a été largement déployé en 2007 ; il est aujourd’hui intégré dans l’outil e-Sourcing de la Direction des Achats.

La direction des achats de la Société Générale cherche à limiter les risques sociaux et environnementaux :

Evaluation du risque RSE des fournisseurs
Evaluation initiale à partir d’un questionnaire
Chaque dossier d’achats inclut désormais l’évaluation du risque RSE du fournisseur, et le cas échéant, du produit ou du service acheté.
La méthodologie d’évaluation RSE des fournisseurs a été formalisée en 2006, en fonction d’une cartographie des risques RSE, évaluée par la ligne Achats : 49 produits et services à risque significatif et 90 à risque faible ont été identifiés.
Selon la nature du risque sous jacent, 2 types de questionnaires ont été établis :
- des questionnaires « standard » pour les produits ou prestations à « risque faible », constitués de 10 questions générales évaluant l’engagement RSE du fournisseur,
- des questionnaires « spécifiques » pour les produits/services qualifiés à « risque significatif ».

Aux dix questions standard, s’ajoutent des questions spécifiques élaborées avec l’avis d’experts de la Direction des Risques du Groupe.
Ces questionnaires ont évolué au cours de l’année pour prendre en compte les remarques formulées par les fournisseurs ; ils ont notamment été amendés pour ne pas pénaliser les PME ; ils ont aussi été enrichis d’explications pour accompagner la bonne compréhension des questions.

Mode de diffusion
Le processus défini en 2006, largement déployé en 2007 a été intégré au cœur du métier de l’acheteur. L’outil d’e-Sourcing « Tool@achats », qui permet de traiter en ligne les dossiers d’achats, intègre désormais un processus de consultation dédié RSE, qui est utilisé pour l’envoi de questionnaires standard/spécifiques, soit au moment des actes d’achats, soit au moment des campagnes de notation.
Une base de données a également été créée dans l’outil d’e-Sourcing ; elle est alimentée au fur et à mesure que les évaluations RSE des fournisseurs sont validées par les acheteurs. La consultation  de la base permet d’éviter que les fournisseurs soient interrogés plusieurs fois au cours de la même année.
Lors du lancement d’un appel d’offres, l’acheteur extrait de la base de données la note RSE du/des fournisseur(s) invité(s) ; si le fournisseur n’a pas encore été évalué, un questionnaire est envoyé en même temps que l’appel d’offres.
Des campagnes d’envois ont également été réalisées en 2007 – sur base des fournisseurs référencés – pour accélérer le processus de notation.

Vérification des réponses fournisseurs et prise en compte de la note RSE
Lors du dépouillement des offres et à la réception des questionnaires, l’acheteur vérifie que les pièces justificatives des actions RSE du fournisseur sont bien fournies et attribue des points en conséquence ; les réponses fournisseurs font l’objet d’une notation sur 10. Les notes obtenues sont intégrées dans les critères de sélection.

Le processus d’audit destiné à vérifier les réponses des fournisseurs est en place : ces missions menées par un cabinet externe permettent de valider avec le fournisseur l’ensemble des documents exploités pour la notation, au-delà du dépouillement des réponses aux questionnaires et analyse des justificatifs joints par le fournisseur.

Suivi
Tous les fournisseurs sollicités lors d’une campagne RSE sont formellement informés de leur résultat par courrier.
Tous les fournisseurs sollicités lors d’un appel d’offres, ayant une note inférieure à 5/10 et non retenus lors de l’appel d’offres sont formellement informés de leurs résultats par courrier.
Lorsque le fournisseur retenu  dans l’appel d’offres appartient à une « catégorie à risque », et que sa note RSE est inférieure à 5/10, il lui est demandé d’établir et de communiquer à l’acheteur un plan d’amélioration de sa performance. Cette démarche de progrès peut être élaborée de façon conjointe entre l’acheteur et le fournisseur. Ces plans d’accompagnement sont à la fois l’occasion de sensibiliser les fournisseurs à la démarche RSE de Société Générale et d’enrichir la relation entretenue avec eux.

Formation des acheteurs
L’effort de formation à la RSE initiée en 2006, s’est prolongé tout au long de l’année 2007 pour les nouveaux arrivants.
Tous les collaborateurs qui rejoignent la Direction des Achats suivent une formation spécifique RSE d’une demi-journée ; six sessions ont ainsi été organisées en 2007.
Par ailleurs chaque développement dans l’outil d’e-Sourcing Tool@achats (base de données RSE, RFx-RSE) donne lieu à la présentation des modalités nouvelles et est source d’accompagnement et de sensibilisation au développement durable.
Les missions d’audit et de plans de progrès auxquels participent les acheteurs permettent également de propager la culture « Développement Durable ».
En 2007, ont également été réalisées des formations RSE pour les équipes à l’International. L’effort sera poursuivi en 2008.

Communication
La Direction des Achats communique sur le thème des achats responsables et explique la démarche engagée pour mettre la Responsabilité Sociale et Environnementale au cœur de son métier. De nombreuses actions de communication ont donc été entreprises, tant en externe qu’en interne :
- La Direction des Achats a contribué aux côtés d’autres grandes entreprises à la rédaction du Répertoire du Club de l’ORSE – Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises – et  à finaliser une  fiche « Retour d’Expérience » sur le Plan ESP, qui va être mise en ligne sur le site de l’ORSE.
- Début 2007, la plaquette Développement Durable « Ensemble, Agissons pour des Achats Responsables » a été élaborée et diffusée par la Direction des Achats. Elle rappelle les engagements Société Générale en matière de RSE, et explicite le rôle et la démarche de la Direction des Achats.
- Le management est intervenu tout au long de l’année dans de nombreux forums et groupes de partage d’expérience : Club Achats Ernst & Young, le Forum des Entreprises et du DD (FEDD), Club Achats et Club Finance de l’ORSE.

- Enfin, un site « Fournisseurs » a été créé sur le site internet du Groupe www.socgen.com. Différents thèmes liés à la relation fournisseur y sont traités: « Connaître la Direction  des Achats », « Etre fournisseurs du Groupe Société Générale » et « Travailler ensemble ».

Les projets 2008 de la Direction des Achats
Plusieurs axes sont prévus :
- la poursuite et consolidation du plan ESP : évaluations fournisseurs et formation,
- le lancement d’une initiative interne à la Direction des Achats « EGOS » Exchanges for Green Opportunities in Sourcing : grâce à des échanges conduites entre les acheteurs et l’équipe RSE en vue d’aboutir à des actions concrètes en terme de relations fournisseurs.
- la définition d’un plan carbone : contribuer à la réalisation des objectifs de réduction des émissions de GES selon les directives du Groupe.
- une réflexion pour harmoniser les questionnaires RSE, en commun avec d’autres « grands comptes du Tertiaire » (Banques/Assurances) et visant à mutualiser  les évaluations RSE : des contacts ont déjà été pris avec les Directions Achats des établissements concernés.
- l’adaptation de nos pratiques et la prise en compte des spécificités des PME innovantes, suite à la signature du Pacte PME OSEO par le Groupe,
- l’encouragement du recours aux entreprises adaptées et aux ESAT, dans le cadre de la politique en faveur du handicap.